ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾
Số: 105/TB-ĐTN Nghệ An, ngày 11 tháng 6 năm 2012
THÔNG BÁO
Phân công nhiệm vụ của Văn phòng Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên
I. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
1. Đồng chí Nguyễn Anh Chương- Bí thư:
Đồng chí Bí thư là thủ trưởng cơ quan Đoàn trường, quản lí, phụ trách chung tất cả các công việc, hoạt động của văn phòng và từng cá nhân.
2. Đồng chí Lê Minh Giang - Phó Bí thư, Chủ tịch Hội sinh viên:
- Thu - nộp Đoàn phí theo điều lệ.
- Lập hồ sơ, chứng từ tài chính, vào sổ thu - chi kinh phí, quyết toán thu chi hàng tháng.
- Làm đề nghị cấp kinh phí cho các hoạt động.
- Chuẩn bị cờ thi đua, khen thưởng; liên hệ cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động.
- Làm báo cáo tổng kết năm, báo cáo tổng kết năm học, phụ lục số liệu để gửi Tỉnh Đoàn, phòng HCTH.
- Tiếp nhận, xử lí hồ sơ đề nghị khen thưởng các cấp.
- Làm thư kí cho các cuộc họp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành.
- Chuẩn bị nội dung, cùng tham gia điều hành hội nghị cán bộ Đoàn - Hội hàng tháng.
- Cập nhật các văn bản, tin, bài, ảnh hoạt động Đoàn - Hội lên website.
- Phụ trách hoạt động của Hội sinh viên (theo Điều lệ của Hội sinh viên).
3. Đồng chí Nguyễn Thị Hà Giang - Uỷ viên Ban Thường vụ:
- Tiếp nhận, xử lí, hoàn thiện hồ sơ Đảng bằng văn bản để phục vụ họp Ban Thường vụ, trả lại hồ sơ Đảng cho các đơn vị sau khi có kết luận của Ban Thường vụ.
- Làm báo cáo tháng, báo cáo sơ kết 6 tháng (kèm phụ lục số liệu), sơ kết học kì để gửi cho Tỉnh Đoàn, Phòng HCTH.
- Làm đề nghị cấp kinh phí hoạt động của Đoàn (khi có yêu cầu).
- Làm thư kí cho Hội nghị cán bộ Đoàn - Hội, các buổi giao ban của văn phòng Đoàn trường, các cuộc họp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành.
- Tính điểm, xếp loại thi đua các đơn vị (theo các tiêu chí quy định) phục vụ cho Hội nghị cán bộ Đoàn - Hội hàng tháng.
4. Đồng chí Trần Thị Như Quỳnh:
- Tiếp nhận, tổng hợp, phân mục, lưu trữ công văn, thư, báo...
- Vào sổ công văn đi, đến; trình các công văn đến cho đồng chí Bí thư.
- Làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn, xác nhận đoàn viên.
- Trả Giấy chứng nhận lớp Bồi dưỡng nhận thức về Đảng cho từng đơn vị.
- Phát hành các văn bản sau khi đã được kí.
- Thông báo lịch họp, lịch làm việc đột xuất, nhận công văn... cho các đơn vị.
- Tiếp nhận, vào sổ ghi nhớ báo cáo từ các đơn vị gửi lên.
- Quản lí con dấu của Đoàn, dấu của đồng chí Bí thư.
- Phối hợp với đồng chí Nguyễn Thị Hà Giang để đưa các thông báo, công văn, báo chí lên bảng báo.
- Phụ trách đóng, mở, sắp xếp cơ sở vật chất, vệ sinh phòng họp nhà Ao.
II. CÔNG TÁC BÀN GIAO
Các phần việc đảm nhiệm trước đây chuyển sang cho đồng chí khác phải tiến hành ban giao hồ sơ, hướng dẫn cách thức thực hiện.
III. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG
- Công việc của văn phòng phải luôn đảm bảo tính liên tục, kịp thời, không để gián đoạn, ngưng trệ, ưu tiên những công việc cần phải giải quyết trước. Mỗi cá nhân phải bố trí, sắp xếp hợp lí để hoàn thành công việc được giao đúng thời gian yêu cầu. Nếu có lí do nhất thiết xin nghỉ làm việc thì phải báo cáo trước để đồng chí Bí thư bố trí công việc của văn phòng.
- Phải có thái độ hòa nhã, đúng mực trong quan hệ, xử lí công việc với HSSV, CBCC và khách đến làm việc.
- Mỗi cá nhân phải có ý thức bảo mật hồ sơ, giấy tờ, sổ sách, dữ liệu máy tính...; giữ gìn, bảo quản cơ sở vật chất của văn phòng.
- Việc điều động lực lượng (do Đoàn trường quản lí như: các CLB, Đội, Nhóm, ĐVTN...) tham gia các hoạt động phải do đồng chí Bí thư (hoặc đồng chí Phó Bí thư được ủy quyền) quyết định; điều động cán bộ trong văn phòng thực hiện các nhiệm vụ công tác Đoàn, các hoạt động phối hợp cấp trường... phải do đồng chí Bí thư trực tiếp quyết định.
- Đồng chí Bí thư là người kết luận, quyết định cuối cùng về các công việc, phát ngôn chính thức của văn phòng.
Bản phân công này bắt đầu thực thi từ ngày 11 tháng 6 năm 2012. Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có phát sinh, thay đổi sẽ tiếp tục điều chỉnh, bổ sung.
Nơi nhận: VĂN PHÒNG ĐOÀN TN - HỘI SV
- ĐW, BGH Nhà trường (b/c), Bí thư
- Các đ/c có tên ở mục I,
- Lưu VP Đoàn.
(Đã ký)
Nguyễn Anh Chương